ニュースZoomキャビネット会議に
初挑戦

Zoomキャビネット会議に初挑戦

コロナ禍で集合することが困難となり、さまざまな会議や行事が中止に追い込まれている。335-A地区(兵庫県東/下副田弘文地区ガバナー)では兵庫県に緊急事態宣言が発令される中、第4回ゾーン・チェアパーソン会議と第4回キャビネット会議の中止を検討したが、「このまま年度を終えるわけにはいかない。出来る範囲で最善の策を講じたい」という下副田地区ガバナーの強い決意の下、Zoomを利用したリモート開催に踏み切ることにした。

しかし、キャビネット構成員にZoom利用が可能か尋ねた事前アンケートの結果は散々だった。オンライン会議の必要性を感じながらも使ったことはない、使い方が分からないから不安、といった否定的な回答が多く、実現は不可能に思われた。暗雲が立ち込める中、ある委員の「議案審議は書面で行ってはどうか」という一言で事態は一転。キャビネット構成員に事前にEメールで議案を送って集計・採決を行い、Zoom会議では採決された議案に関する質疑応答を行うという形を取り、これによりZoom利用のハードルを大きく下げることが出来た。

こうして、リモート初心者だらけのZoom会議は予定通り5月17日に開催され、地区ガバナーとキャビネット幹事、会計はキャビネット事務局のある神戸ポートピアホテルの一室から出席した。午後1時30分からの第4回ゾーン・チェアパーソン会議は、出席対象者35人が参加して開催。続く午後3時からの第4回キャビネット会議の出席者は80人を超えた。これは地区役員・委員総数の7割近くに及び、予想をはるかに上回る参加があった。クラブ事務局員や家族の助けを借りるメンバー、Zoom経験者と画面を共有するメンバーなど、何とか会議に出席しようと努力してくださった方々と画面を通じて顔を合わせ、胸が熱くなった。ほとんどの人はマスクなしでの参加で、久しぶりにたくさんの方々の顔を見られたことをとても新鮮に感じた。

慣れないマイクの使用に戸惑う人や、途中で突如画面から消える人もいたものの、システムトラブルもなく順調に進行した。お蔵入り寸前だった地区MC・IT委員会制作の「ガバナーからの年次報告映像」や、レオクラブ委員会制作のダンスが入ったプロモーション映像も盛り込み、緊張感のある中で楽しさも演出することが出来た。

これだけ大人数のオンライン会議になると込み入った議論は難しいが、全員で提案を聞く程度であれば、文書で伝えるよりもはるかに分かり合える。画面越しではあっても、会話によって文字だけでは伝えられない思いが通じ合うことを実感した。コロナ禍の長期化が懸念される中、この大実験を次のステップに生かしていけば、効率のよい新しいキャビネット運営につながるものと思う。

2021.05更新(335-A地区キャビネット幹事/今竹正記)